Versionen und Dateinamen

Problem

Dateien tauchen häufig in mehreren Versionen auf. Speziell bei Binärdateien fällt eine Versionenkontrolle, wie sie zum Beispiel für dieses Dokument automatisch hinterlegt wird, schwer.

Man möchte folgende Eigenschaften einer Datei zum Ausdruck bringen:

  • Welche Autoren an der Änderung gegenüber einer letzten offiziellen Version beigetragen haben.
  • Wann die letzte Änderung erfolgt ist.
  • Ob es sich um einen Entwurf oder eine Endversion handelt.

Beispiele, im WWW gefunden

Hier eine Aufstellung, wie es andere machen.

  • Adobe Photoshop hängt an den Rumpf des Dateinamen ein "_bearbeitet_n" an. Dabei wird n mit der Zeit hochgezählt.
  • Beim Betriebssystem VMS wurde ein Semikolon und eine aufsteigende Nummer an den Dateinamen gehängt, wenn gespeichert wurde. Die Programme griffen immer automatisch auf die neueste Version zu.
  • Shared Libraries in Linux enden mit der Zeichenkette ".so", einem weiteren Punkt und einer Versionsnummer, die aus mehreren mit Punkt getrennten Nummern (ähnlich wie eine Gliederung eines Textes durch hierarchische Abschnitte) besteht. Das System erzeugt einen Link von der aktuellsten Library auf den Dateinamen ohne Versionsnummer.
  • Vorschläge zu Internet-Standards, die bei der IETF eingereicht werden, haben ein festes Schema zur Namensgebung: draftautor-name-NM.txt, wobei NM eine aufsteigende zweistellige Zahl ist. Wenn im Verlauf weitere Autoren zu einem Dokument beitragen, schlägt sich dies nicht in einem geänderten Autorennamen nieder.
  • Die Fachgruppe QM im KKS-Netzwerk verwendet ein System aus hierarchischen Revisionsnummern, wobei zur Verdeutlichung die höherrangige ein "V" und die niederrangige ein "D" vorangestellt bekommt. Finale Versionen haben nur eine "V"-Nummer und ein "F" ohne Versionsnummer. Auf diese Weise ist durch die Sortierung auch die chronologische Reihenfolge wiedergegeben (da das F im Alphabet hinter dem D steht).

Fazit

  • Autorenschaften werden in den Namen nicht dargestellt, wenn doch, dann ist es der Originalautor.
  • Auch das Datum wird nicht im Namen dargestellt.
  • Der "Reifegrad" wird (bei Shared Libraries) durch eine neue "Hauptnummer" (major number) ausgedrückt.
  • Die hier gefundenen Systeme bilden in erster Linie die Reihenfolge der Versionen ab.
  • Typisch ist, die Versionsbezeichnungen so weit hinten wie möglich einzufügen, sodass sie bei der Sortierung nach Dateinamen niedrige Priorität haben.

Systemdatum als Sortierkriterium

Eigenschaften verschiedener Systemdaten

Das von Microsoft Windows XP benutzte Dateisystem kennt mehrere Systemdaten für eine Datei: "Erstellt am", "Geändert am", "letzter Zugriff am". Am interessantesten für eine Nachverfolgung ist die Angabe "geändert am". Diese ist auch für die meisten Nutzer in der Standardeinstellung vom Explorer zu sehen. Dieses Kriterium eignet sich zur Sortierung der Versionen, sofern die Versionsnummer nicht eine klare Reihenfolge wiedergibt.

Änderung der Änderungszeit

Wie verhält sich das Änderungsdatum, wenn man eine Datei öffnet? Da die wesentlichen Bearbeitungswerkzeuge für Dateien bei uns Microsoft Word und Microsoft Excel sind, habe ich mich auf diese beiden Fälle beschränkt. Wenn ich eine Excel-Datei öffne, verändert sich die Geändert-am-Angabe auf die aktuelle Zeit. Die Besitzer-Angabe ändert sich nicht auf meinen Namen. Wenn ich die Datei verlasse, ohne zu speichern, wird wieder der vorherige Datumszeitstempel angezeigt. Wenn die Datei einen Schreibschutzvermerk hat, wenn ich sie öffne, wird das originale Änderungsdatum beibehalten, solange und nachdem die Datei geöffnet ist. Öffne ich eine MS-Word-Datei, ändert sich während die Datei offen ist, das Änderungsdatum nicht. Es wird aber eine temporäre Datei mit dem aktuellen Zeitstempel erzeugt. Der Dateiname beginnt mit einer Schlange.

Die Änderungszeit ändert sich nicht, wenn ein Attribut gesetzt wird (etwa "Schreibgeschützt"). Sie ändert sich aber, wenn die Datei gespeichert wird, selbst wenn vorher keinerlei Änderungen vorgenommen wurden. (Mein eigener Arbeitsstil ist so, dass ich während der Überarbeitung häufiger mal Strg-S betätige, um zwischenzuspeichern. Das geschieht inzwischen fast unbewusst und ich garantiere nicht, dass es nicht auch mit Dateien passiert, die ich gar nicht überarbeiten will.)

Fazit

Änderungszeiten sind strenggenommen nicht die Zeit der letzten Änderung, sondern der letzten Speicherung. Ein reines Öffnen und Schließen ohne Speichern verändert den Zeitstempel nicht.

Gleichzeitige Änderungen

Technische Implementierung

Wenn mehrere Autoren unabhängig voneinander an demselben Dokument arbeiten wollen, kann nur der erste Autor, der das Dokument öffnet, eine Änderung vornehmen. Wer zu spät kommt, kann die Datei nur schreibgeschützt öffnen und muss sie, um Änderungen vorzunehmen, unter einem neuen Namen speichern. Bei MS Word ist es möglich, zwei sich unabhängig voneinander entwickelnde Dateien am Schluss zusammenzubringen. Die Funktion "Dokumente vergleichen und zusammenführen …" wird von den meisten Usern allerdings mit Argwohn betrachtet.

Da es keine feste Chronologie für gleichzeitig bearbeitete Dateien gibt, ist die Namensgebung für eine solche Datei nicht aufeinanderfolgend. Der Autor ist dann aufgerufen, einen "sprechenden Namen" für die aktuelle Variante zu finden, normalerweise das eigene Namenskürzel. Professionelle Versionskontrollsysteme machen es nicht anders.

Soziale Implementierung

In der Regel gibt es einen verantwortlichen Autor für ein Dokument, der die Änderungen wieder in eine gemeinsame Version zusammenführen soll. Diese Arbeit bedeutet in den meisten Fällen, die Änderung aus einer eingesandten Version händisch in eine andere, von einem anderen Autor bearbeitete Version zu übertragen. Manche Hauptautoren versuchen, diese redaktionelle Arbeit zu minimieren, indem sie ihren Koautoren eine Bearbeitungsreihenfolge vorgeben. Wann dies sinnvoll ist, ist sehr vom aktuellen Bearbeitungsstand, von der Abhängigkeit der Textstellen, die durch verschiedene Autoren zur Bearbeitung anstehen, und von der Zeitplanung der Autoren abhängig.

Änderungsverwaltung innerhalb von Microsoft Word

Beschreibung

Änderungen können innerhalb von MS-Word-Dokumenten durch MS-Word angezeigt werden. Hierbei werden Beiträge verschiedener Autoren durch verschiedene Farben wiedergegeben. Es ist nicht möglich, nur Änderungen eines Autors oder (im Unterschied etwa zu diesem Dokument) nur Änderungen innerhalb eines gewissen Zeitraums darzustellen. Dieses "Alles-oder-nichts" führt zu dem Wunsch vieler Beteiligter, ältere Änderungen unkenntlich zu machen, indem sie "angenommen" werden.

Fazit

Es sollten zu einer neuen Hauptversion alle Änderungen angenommen oder abgelehnt werden, so dass für eine neue Überarbeitungsrunde wieder auf einer "blanken Tafel" begonnen wird.

Vorschlag zur Umsetzung

Ablauf

Es gibt einen Hauptautoren. Dieser ist für die Versionenkontrolle verantwortlich.

Es gibt Haupt- und Nebenversionen eines Dokuments. Nebenversionen sind vom Hauptautor so bearbeitet, dass sie keine angezeigten Änderungen mehr enthalten (alle zwischendurch gemachten Änderungen sind "angenommen" oder "abgelehnt"). Nebenversionen werden an alle (potentiellen) Koautoren parallel versandt, nicht alles, was "nach draußen geht" (an einen externen Koautor), muss eine fertige Nebenversion sein, sondern kann Einträge und Anmerkungen der anderen Koautoren enthalten, die zu bearbeiten der externe Koautor aufgefordert ist.

Implementierung

Es existieren Versionshaupt- und -nebennummern. Beide Nummern sind einstellig. Eine finale Hauptversion wird mit einer Nebennummer von 0 ausgedrückt. Die Nummern werden mit Unterstrich vom Dateinamen und voneinander getrennt.

Beiträge von Koautoren sind unter einem neuen Dateinamen zu speichern, üblicherweise mit dem Nachsatz "_kommINITIALEN" oder "_INITIALEN".

Um zu verhindern, dass fertige Nebenversionen unversehens überschrieben werden, sollen sie nach der Bearbeitung mit einem Schreibschutz versehen werden. Da hieran nicht jeder denkt, soll ein nächtlich laufendes Skript dafür sorgen, dass jede Datei, die auf "_n_m.doc" oder "_n_m.xls" endet, wobei n und m für beliebige Ziffern stehen, das Schreibschutz-Attribut gesetzt kriegt.

Darstellung im Explorer

Das Feld "Geändert am" gibt das Datum der letzten Änderung an (zuverlässig, da nun der Schreibschutz aktiviert ist). Das Feld "Besitzer" gibt den Benutzernamen desjenigen an, der díe letzte Änderung vorgenommen hat.

Die Sortierung nach "Name" innerhalb eines Ordners sortiert die Dateien nach Dokument und Version, die Sortierung nach "Geändert am" sortiert die Dateien nach letzter Bearbeitung, sodass alle aktuellen Dateien oben stehen (oder unten, je nach angegebener Richtung).

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